טבלה תקנית

תוכנת אקסל מאפשרת לנו להקליד נתונים כמעט ללא הגבלה, וליצור טבלאות, גם אם הן לא תקניות.
בדרך כלל הטבלאות שנקליד יהיו נוחות לצפיה, אך אם הן לא תקניות, יהיה לנו קשה לנתח את הנתונים בהמשך.

מהי טבלה תקנית

טבלה תקנית היא טבלה שמאפשרת לנו לסדר ולנהל את הנתונים, ולהשתמש במגוון כלים כמו טבלאות ציר (Pivot) וכלים אחרים, כדי לנתח את המידע ביעילות.
השדות (עמודות) בטבלה יכילו נתונים שמתארים את התכונות של פרטי הטבלה, לדוגמה – תאריך, שם, סכום וכו'.
כלל האצבע אומר שהטבלה תכיל מספר עמודות מינימלי, שעדיין כולל את כל רכיבי הטבלה,
הטבלה התקנית תגדל לאורך, ולעולם לא לרוחב, עבור אותו נושא.
עבור שנים, לדוגמה – ניצור עמודה אחת של תאריך, ולא עמודה נפרדת לכל שנה.
בדרך הזאת, כל רשומה חדשה תתווסף מתחת לרשומות הקיימות, ולא ניצור עמודות נפרדות עבור שנים שונות.

למה חשוב לעבוד עם טבלה תקנית?

ארגון המידע – טבלה תקנית מאפשרת לנו לארגן את המידע בצורה עקבית. כל עמודה מיועדת לנושא אחד, ומכילה נתונים מסוג אחד בלבד.
ניתוח הנתונים – הסיבה החשובה ביותר ליצירת טבלה תקנית,
היא שהיא מאפשרת לנו לנתח את הנתונים באמצעות כלים מובנים כמו סינון, מיון וטבלאות ציר. באופן הזה אנחנו יכולים לבצע ניתוחים מורכבים ולהסיק מסקנות בעלות משמעות מהדאטה הקיים.
סינון ומיון נעשים על טבלת המקור (הנתונים), ואילו פיבוט (טבלת ציר) מסכם ומחשב נתונים בטבלה נפרדת (תצוגה).
אימות נתונים – טבלה תקנית מאפשרת לנו ליצור בקלות כללים להזנת הנתונים, שימנעו שגיאות הזנה.
כשהמידע הרלוונטי מוזן בעמודה אחת בלבד, כל מה שצריך זה להחיל את אימות הנתונים על העמודה הזאת,
ולא להחיל אותו על עמודות מפוזרות בגיליון, שייתכן שבהמשך יתווספו עוד, ונצטרך להחיל את האימות גם עליהן.
הערה חשובה – אין לבלבל בין טבלה חכמה (דינמית) לבין טבלה תקנית. טבלה חכמה היא כלי שנותן שם לטווח נתונים, וניתן להחיל אותה גם על טבלה שאינה תקנית.
הדבר החשוב שצריך להבין הוא שיש להפריד בין הנתונים (הדאטה) לבין הניתוח שלהם.
את הנתונים נזין בצורה תקנית, ואת הניתוח שלהם נציג באמצעות כלים כמו טבלאות ציר, נוסחאות, גרפים ואמצעים אחרים, בנפרד מהטבלה עצמה.

כללים ליצירת טבלה תקנית

• כל עמודה חייבת להכיל כותרת. הכותרת תיכתב בשורה אחת בלבד (גלישת טקסט מותרת).
  הטבלה הזאת לדוגמה, אינה תקנית, משום שהיא כוללת שתי שורות כותרת:
  
  ואם להוסיף חטא על פשע – הכותרת בשורה 1 ממוזגת.
• בכל עמודה יופיעו נתונים מסוג אחד בלבד (כלומר – נתונים מספריים, טקסטואליים או תאריכים).
  הטבלה הזו לדוגמה אינה תקנית, כי בעמודת ההכנסה, שאמורה לכלול נתונים מספריים בלבד, קיימים נתונים טקסטואליים.
  
  הדרך לפתור זאת היא או להשאיר את התא ריק, או לכתוב 0 (בהתאם לצורך העסקי),
  ואפשרות אחרת היא להוסיף עמודת הערות, ובה לכתוב את ההערה.
• אין להשתמש בתאים ממוזגים. יש לחזור על הנתונים עבור כל רשומה (שורה).
  תאים ממוזגים מאפשרים לעין האנושית להבין שמדובר באותו הערך עבור כל הרשומות המסוימות, אבל המחשב לא יודע את זה…
  לדוגמה, הטבלה הזאת אינה תקנית, כי יש בה תאים ממוזגים. המוח האנושי יודע להגיד שההכנסה בתא B2 שייכת לאיזור הצפון, וכך גם ההכנסה בתא B3:
  
  אולם מבחינת המחשב, כך הוא רואה את הנתונים:
  
  כלומר – הערך שכתוב בתא B2 משויך לאיזור הצפון, אולם הערך שכתוב בתא B3 לא משויך לשום איזור.
  כך צריכה להיראות טבלה תקנית:
  
• אין להשתמש בסיכומי ביניים. טבלת הנתונים חייבת להכיל את הנתונים הרלוונטיים בלבד.
  אם נרצה לראות סיכומי ביניים, נוכל ליצור טבלת ציר, שתציג את הסכומים עבור כל קטגוריה.
• אסור להשאיר שורות או עמודות ריקות בתוך הטבלה.
  אם תושאר שורת רווח, אקסל יתייחס אל טבלת הנתונים כאל שתי טבלאות נפרדות
  (מותר להשאיר תאים ריקים ללא נתונים, כל עוד יש נתונים בעמודות אחרות באותה הרשומה).
  מבחינת האקסל, לדוגמה, יש כאן שלוש טבלאות שונות, כשלשתיים התחתונות אין כותרות:
  
• טבלה תקנית תכיל את מספר העמודות המינימלי, שעדיין מתאר את הנתונים. סעיף זה יוסבר בהרחבה בהמשך.

חשוב להבין שטבלה תקנית היא תחילתו של התהליך ומיועדת להזנת נתונים בלבד. היא לא צריכה להיות יפה או אסתטית, כל מה שהיא צריכה לעשות זה להכיל את הנתונים.
את כל הניתוחים נציג ונעצב באמצעים אחרים כמו טבלאות ציר, נוסחאות ועוד.
על הטבלה התקנית עצמה אפשר להחיל מיונים, סינונים ואפילו עיצובים מותנים, כל עוד אין פגיעה במבנה הנתונים

בואו נראה דוגמה

נתבונן בטבלה הזאת, שרובנו משתמשים בה להזנת נתונים, ננתח את הקשיים שהיא עלולה ליצור בעת הניתוח, ונראה מהי הטבלה התקנית שהיינו אמורים ליצור.

ומה הבעיה בה?

אם אני מנתחת את הנתונים, אני מבינה שיש כאן בסך הכל שתי ישויות (מהויות/ סוגי מידע):

• תאריך
• ערך מספרי

אולם בטבלה הזאת יש לנו עמודות רבות: עמודה עבור כל שנה. בשנים הבאות הטבלה תגדל לרוחב (עמודה E ואילך).
בנוסף יש לנו בטבלה את שמות החודשים, שמופיעים בנפרד מהשנה.

ולמה זה כל כך גרוע?

הנה כמה דוגמאות להמחשה:
סינונים ומיונים
נניח שאני רוצה להציג את כל ההכנסות שגבוהות מ 150. מכיוון שיש לי כאן שלוש עמודות, אז סינון של עמודה אחת יסנן גם את העמודות האחרות.
אם אסנן את שנת 2020, לדוגמה –

הנתונים שעונים על התנאי, אך נמצאים בשנים אחרות, לא יוצגו. במקרה שלנו – בחודש ינואר 2021 המספר גבוה מ 150, אך מכיוון שהסינון נעשה על פי שנת 2020, אנחנו לא רואים אותו.

אז איך צריכה להראות הטבלה הזאת?

כשאני מתבוננת בטבלה, אני רואה שיש בה שלוש ישויות – חודש, שנה וסכום, ואם אתבונן מעט יותר לעומק,
אבין שיש בה שתי ישויות בלבד – תאריך וסכום, וכך צריכה להיראות הטבלה:

בצורה הזאת, הסינון יתבצע על עמודה אחת בלבד, ויציג לי את כל הנתונים הרלוונטיים, לא משנה באיזה חודש הם נמצאים:

בעיה נוספת – אם נרצה, לדוגמה, ליצור טבלת ציר מהטבלה הזאת, ניתקל בבעיה:

נקבל את כל אחת מהשנים ככותרת שעומדת בפני עצמה, מה שגם יאלץ אותנו לגרור כל אחד מהשדות לחוד,
וגם יקשה עלינו ליצור השוואות בין שנים, לחשב סכומים כוללים שמבוססים על שדות שונים ועוד,
ובהמשך – כאשר יתווספו שנים, נצטרך להיכנס שוב אל רשימת השדות, ולגרור את השנים הנוספות אל הפיבוט שיצרנו.
אם נשתמש לעומת זאת בטבלה התקנית, לא נצטרך לשנות את מבנה טבלת הציר, אלא רק לרענן.
ואני מזכירה לכם שאמרתי שהטבלה הראשונית היא הטבלה הסופית, ושיש להפריד בין הדאטה לבין התצוגה שלו,
אז אם נבנה מהנתונים האלה טבלת ציר, לא תהיה לנו שום בעיה להציג אותה בצורה נוחה לקריאה:

אז איך הופכים מטריצה לטבלה תקנית (UnPivot)?
ללא Power Query קראו במאמר הזה
באמצעות Power Query קראו במאמר הזה
איך מתקנים טבלה משובשת?
אם יש לכם אקסל 365, תוכלו לקרוא במאמר הזה