ייבוא קובץ בודד ל-Power Query: השוואה בין ייבוא מחוברת עבודה וייבוא מתיקייה
Power Query מאפשר לנו לייבא, לעבד ולנתח נתונים ממגוון מקורות.
שאלה שנשאלתי לא פעם היא מהי הדרך היעילה ביותר לייבא קובץ בודד:
האם דרך 'יבא נתונים' > 'מקובץ' > 'מחוברת עבודה של Excel', או דרך 'יבא נתונים' > 'מקובץ' > 'מתיקיה'.
ייבוא ישיר של קובץ בודד
הגישה הראשונה היא לייבא את הקובץ ישירות דרך 'יבא נתונים' > 'מקובץ' > 'מחוברת עבודה של Excel'. זוהי השיטה המסורתית, האינטואיטיבית והפשוטה ביותר.
יתרונות:
- גמישות: ניתן לבחור קבצים שונים בקלות דרך גלגל השיניים בשלב המקור.
כך נוכל לעבור בין קבצים שונים בעלי אותו המבנה, ללא צורך בשינוי מבנה השאילתה.
לדוגמה – לאחר שטענו את נתוני חודש ינואר, טייבנו אותם וערכנו עליהם מניפולציות,
נוכל להחליף בשלב המקור את קובץ ינואר בקובץ פברואר, והשאילתה תציג את התוצאה הסופית עבור חודש פברואר. - עדכון אוטומטי: אם מחליפים את הקובץ בקובץ אחר בעל אותו שם, שנמצא באותו הנתיב, הנתונים יתעדכנו אוטומטית בפעם הבאה שנרענן את השאילתה, בלי שנצטרך להכנס לשלב המקור.
חסרונות:
- ניווט ידני: אם שם הקובץ משתנה, צריך להיכנס לעורך ולנווט ידנית לקובץ החדש.
אם התהליך הזה חוזר על עצמו לעתים קרובות, זו עלולה להיות משימה גוזלת זמן. - מורכבות למשתמשים מתחילים: משתמשים שאינם בקיאים ב-Power Query עלולים להתקשות בכניסה לעורך, בהבנת שלבי השאילתה, ובעדכון מקור הנתונים.
ייבוא דרך תיקייה שבה קובץ אחד בלבד
הגישה השנייה היא לשמור את הקובץ בתיקייה ייעודית ולייבא את דרך 'יבא נתונים' > 'מקובץ' > 'מתיקיה'.
חשוב להקפיד שהתיקיה תכיל בכל פעם קובץ אחד בלבד
יתרונות:
- אין משמעות לשם הקובץ: Power Query יקרא את הקובץ הקיים בתיקייה, ללא תלות בשמו. זה מאפשר גמישות רבה בעדכון הנתונים.
- פשטות בעדכון: ניתן לעדכן את הנתונים פשוט על ידי החלפת הקובץ בתיקייה, ללא צורך בשינויים ב-Power Query עצמו.
- ידידותיות למשתמש: שיטה זו נוחה יותר למשתמשים מתחילים, שכן היא מצריכה פחות אינטראקציה עם ממשק Power Query.
חסרונות:
- סיכון לצבירת נתונים: אם בטעות נוספים קבצים לתיקייה, עלולה להיווצר צבירת נתונים לא רצויה או שגיאות בשאילתה.
- גמישות מוגבלת: קשה יותר לבחור קבצים ספציפיים או לעבור בין קבצים שונים באופן דינמי.
יבוא קובץ בודד דרך תיקיה שבה קבצים נוספים
הגישה השלישית מאפשרת שמירת מספר קבצים בתיקיה, וסינון הרשימה בשלב המקור על פי תאריך היצירה של הקובץ.
חשוב שהקבצים יהיו מאותו הסוג ובאותו המבנה, למשל – כל קבצי המכירות, כאשר כל קובץ מתאר מכירות חודש אחר.
איך זה עובד:
1. שמרו את הקובץ בתיקייה ייעודית.
2. ייבאו את התיקייה
3. תחת 'שלבים שהוחלו' עברו לשלב 'מקור'
4. בטבלה שתופיע, הוסיפו סינון על פי תאריך יצירת הקובץ
הפעולה הזו תבטיח שהקובץ שעליו יתבצע הטיוב, יהיה תמיד הקובץ האחרון שנוצר, גם אם בתיקיה יש יותר מקובץ אחד
יתרונות:
- גמישות מרבית: ניתן לשמור מספר קבצים בתיקייה.
- אוטומציה של תהליך העדכון: הקובץ העדכני ביותר נבחר אוטומטית.
- מאפשר שמירת היסטוריה של קבצים קודמים בתיקייה.
חסרונות:
- סיכון לטעויות אם בתיקיה נשמרים גם קבצים אחרים שלא אמורים להיכלל בניתוח
- ייתכן שהקובץ האחרון שנוצר הוא לאו דווקא הקובץ שאותו תרצו לנתח
בחירת השיטה המתאימה לייבוא קובץ בודד ל-Power Query תלויה במספר גורמים, כולל צרכי הפרויקט, רמת המיומנות של המשתמשים הסופיים, ותדירות העדכונים.
ייבוא ישיר מציע גמישות רבה יותר, בעוד שייבוא דרך תיקייה יכול להיות פשוט יותר לתחזוקה ועדכון.
בסופו של דבר, אין פתרון אחד שמתאים לכל מצב. ההמלצה היא לנסות את שלוש השיטות ולבחור את זו שעובדת הכי טוב עבור הצרכים הספציפיים של הפרויקט שלכם.
זכרו תמיד לתעד את הבחירה שלכם ואת הסיבות לה, כדי לאפשר תחזוקה קלה יותר בעתיד.