איך נשתמש ב Power Query כדי לקחת את הקובץ האחרון מתוך תיקיה
הטכניקה של טעינת קבצים מתיקיה היא טכניקה עוצמתית, אולם כברירת מחדל,
היא מצרפת את כל הקבצים שקיימים בתיקיה לקובץ אחד מצטבר.
ברוב המקרים, זה בדיוק מה שנרצה לעשות, אולם לעתים אנחנו מעוניינים לקחת קבצים נבחרים,
לדוגמה – רק קבצים בסיומת מסוימת, את הקובץ הראשון, וברוב המקרים – את האחרון, או כל צורך אחר בסינון הקבצים הקיימים.
למה לגשת לקובץ האחרון?
במקרים רבים, בתחילת כל חודש נשמר קובץ תיעוד החודש הקודם בתיקיה (מכירות, כח אדם או כל דאטה אחר שאתם עובדים איתו).
במקרה הזה, אנחנו רוצים לקבל את המידע השנתי, ולכן צריכים לשמור את הקבצים בתיקיה, ולצבור את המידע.
אולם ישנם מקרים שבהם התיקיה לא מכילה קבצים שאמורים להצטבר, אלא להציג את הקובץ האחרון בלבד, שהוא העדכני ביותר,
או להציג קבצים מסוימים בלבד, לדוגמה – בסיומת XLSX, אבל לא XLSM.
במקרה שמדובר בקובץ אחד בלבד, ניתן לטעון אותו ישירות, במקום לשלוף מתיקיה,
אולם החיסרון של שיטה זו היא שכשהקובץ מתחלף, צריך לקשר את השאילתה אל הקובץ החדש באופן ידני,
לעומת שליפה מתיקיה, שמתעדכנת אוטומטית, ללא תלות בשם הקובץ.
ורגע לפני שנתחיל, אני ממליצה לכם לקרוא את המאמר הזה, שיזכיר לכם כיצד טוענים קבצים מתיקיה:
אז פרקטית – איך טוענים את הקובץ האחרון?
ראשית, נביט בתיקיה:
יש בה שלושה קבצי אקסל, עבור החודשים ינואר עד מרץ.
כעת, נעבור אל האקסל, ותחת כרטיסיית 'נתונים', נבחר באפשרות 'יבא נתונים' > 'מקובץ' > 'מתיקיה' ונעבוד על פי השלבים לטעינה.
בסיום הפעולה נקבל טבלה, שמשלבת את כל הקבצים, כפי שביקשנו:
אבל רגע, לא רצינו לראות רק את הקובץ האחרון?
סבלנות, זה כבר קורה…
כרגע אנחנו רואים את כל הקבצים בתיקיה בטבלה מצטברת אחת.
כדי להציג קובץ ספציפי, נעבור לשלב המקור תחת 'שלבים שהוחלו':
כעת נוכל לסנן את הרשימה על פי הצורך. במקרה שלנו, אני מבקשת להשאיר רק את הקובץ האחרון,
ולכן, תחת Date Created אבחר ב'מסנני תאריך' > 'הוא המאוחר ביותר'
נאשר את הבקשה להוספת שלב, ונישאר עם רשומה אחת בלבד:
לצורך בדיקה נעבור אל השלב האחרון כדי לראות שהשאילתה לא נשברה בדרך.
במקרה שלנו, אנחנו רואים שקיבלנו את כל המידע הרלוונטי:
אם תתקבל שגיאה, נעבור על כל השלבים שהוחלו, עד שנאתר את השלב שגרם לשגיאה, ונתקן אותו.
ועכשיו לרגע האמת:
נוסיף לתיקיה את קובץ אפריל:
נרענן את הנתונים, והנה – קיבלנו את נתוני חודש אפריל בלבד, למרות שבתיקיה קיימים כל הקבצים החל מחודש ינואר:
אני ממליצה לכם לעבור על אפשרויות הסינון השונות עבור כל סוגי השדות, כדי לדעת אילו נתונים תוכלו לסנן כבר בשלב המקור.