מילוי מהיר על פי דפוסים ותבניות

Flash Fill ב-Excel

החל מאקסל 2013, אקסל מכילה פיצ'ר מהפכני, שמזהה אוטומטית דפוסים ומגמות בנתונים, ומאפשר למשתמשי אקסל, גם אם אינם מנוסים,
למלא טבלאות בצורה מהירה, יעילה וללא שימוש בנוסחאות.
בואו נראה דוגמה:

קיבלנו טבלת שמות, שבה השם הפרטי ושם המשפחה מופיעים באותה העמודה. אנו רוצים לחלץ את השם הפרטי בלבד.
במקום להשתמש בפונקציות טקסט, נוכל להשתמש במילוי מהיר.
ראשית, נקליד ב B2 את השם הפרטי 'דני':

לאחר מכן נסמן את כל הטווח

ונלחץ על שילוב המקשים Ctrl+E, או שנבחר בלחצן 'מילוי מהיר' בכרטיסיית 'בית':

וזו התוצאה שהתקבלה:

בגרסאות מתקדמות, אקסל מנסה לזהות את הדפוס כבר בעת ההקלדה. במקרה שלפנינו, אנחנו רואים שאקסל לוקח את השם המלא,
ולכן, בשלב הזה אנחנו יכולים ללחוץ על Delete במקלדת, כדי למחוק את המידע המיותר, ולהשאיר את דני בלבד.
לאחר מכן נבחר במילוי מהיר:

שימו לב שלעתים שמספיק לסמן את B2 ולבחור במילוי מהיר, שימלא את כל הטווח, כפי שאפשר לראות בדוגמה הבאה:
בטבלה הבאה הקלדתי את השם 'דני', מיקמתי את הסמן בתא B2, ולחצתי על שילוב המקשים Ctrl+E:

במקומות שהדפוס ברור, אקסל הזין את הנתונים, ואילו במקומות שבהם הדפוס אינו ברור, כמו בשורות 6 ו-8, שבהם שני שמות משפחה, הושארו תאים ריקים.
לו הייתי מסמנת את כל הטווח, ולא רק את תא B2, השמות הפרטיים היו מוחלים על כל העמודה, אבל גם במקרה שלנו, אין בעיה לתקן.
נדייק את הדפוס על ידי הקלדת השם 'שרון' בתא B6, ובאופן אוטומטי השם 'יפה' יופיע גם בתא B8

מילוי מהיר לפיצול מידע

ובואו נראה דוגמה נוספת:
הפעם אני רוצה לחלץ את שם המשפחה, ולכן מקלידה 'כהן' בתא C2
ונקבל את הרשימה הבאה:

זה אמנם נראה טוב, אבל רק כמעט…
שימו לב מה קרה שרון לב אחרי וליפה אוליאל רחמים – הדפוס שאקסל זיהה הוא לקחת את השם האחרון שמופיע בתא,
אולם במקרה של שרון ושל יפה, אנו זקוקים לשני השמות.
אז מה עושים? נכנסים לתא, ומקלידים את הדפוס התקין:

לסיום נלחץ על אנטר, והנה, קיבלנו את המידע המדויק:

שימו לב, שלעתים, בתלות במורכבות הנתונים, יש צורך ביותר מאשר דיוק אחד.
מילוי מהיר מאפשר גם לחלץ מידע, שנמצא באמצע התא, לדוגמה – מתוך טבלת שמות שמכילה את השם, מספר הלקוח והעיר, נרצה לחלץ את מספר הלקוח:

נסמן את הטווח, ונלחץ על Ctrl+E
וזו הטבלה שהתקבלה:

איחוד מידע

וכמו שהמילוי המהיר יודע לחלץ, כך הוא יודע לאחד.
נניח שקיבלנו את הטבלה הזאת:

ואנו רוצים לאחד הכל לתא אחד,ועל הדרך להוסיף פסיקים כתו מפריד בין חלקי המידע השונים:

הקלדתי בתא D2 את הדפוס הרצוי, לחצתי על Ctrl+E וזו התוצאה שהתקבלה:

ניקוי נתונים

המילוי המהיר מצוין לניקוי נתונים:
נניח שקיבלנו טבלה, שבה נוספו רווחים בזמן ההקלדה.
בשורה הראשונה נוסף רווח לפני, אצל משה לווי שני רווחים בין השם הפרטי ושם המשפחה, ואצל שרון לב – רווח לני השם, וגם שני רווחים בין השם הפרטי לשם המשפחה:

אנחנו כבר בשלב הזה יכולים לראות שהרווח שלפני השם 'שרון לב' הוסר, אבל שני הרווחים בשם משה לוי ושרון לב לא תוקנו.
נלחץ על אנטר כדי לצאת מהתא, נעבור לתא B3, נקליד 'משה לוי', ונלחץ על אנטר, וזו התוצאה שהתקבלה:

תיקון מספרי טלפון:

קיבלנו טבלה עם מספרי טלפון ללא מקפים וללא האפס המוביל. בתא הסמוך כתבנו את המספר הנכון, ולחצנו על Ctrl+E, וזו הטבלה שהתקבלה:

נדייק את הדפוס שבשורה השלישית:

ולחיצה על אנטר, תציג לנו את הנתונים הנכונים

ומה עוד אפשר לעשות?

1. באנגלית – להפוך טקסטים לאותיות גדולות, קטנות או אות ראשונה גדולה (Proper)
2. חילוץ שם החברה מכתובת אימייל מלאה
3. חילוץ מספרים ממחרוזות טקסט, לא משנה היכן הם נמצאים בתוך המחרוזת
4. חילוץ אותיות מטקסט שמורכב מאותיות ומספרים (לדוגמה – מס' מק"ט)
5. המרת טקסטים לתאריכים, לדוגמה את המחרוזת 20232708 להמיר ל27/08/2023

כמה דגשים לסיום:

1. מילוי מהיר לא מתעדכן עם הוספת נתונים חדשים
2. ישנם מקרים שבהם אקסל לא מזהה את הדפוס. במקרה הזה תתקבל הודעת שגיאה, כפי שמופיעה בסעיף הבא
3. העמודה שאותה אתם רוצים למלא, צריכה להיות צמודה לנתונים, ללא עמודות רווח, אחרת תתקבל ההודעה הבאה:

4. אפשרויות מילוי מהיר – לאחר הפעולה, יופיע לחצן האפשרויות, בו תוכלו לבחור על פי האפשרויות המוצעות:

5. מה אם המילוי המהיר לא עובד?
אם אתם עובדים עם גרסת 2016 ומעלה, האפשרות קיימת אצלכם כברירת מחדל. אולם, אם המילוי המהיר לא עובד,
בדקו תחת קובץ>אפשרויות>מתקדם>אפשרויות עריכה, שהאפשרות מסומנת: