יצירת עמודי מסנן דוחות

שאלה שחוזרת על עצמה בניסוחים שונים היא "איך אפשר ליצור גיליון לכל קטגוריה, מתוך טבלה שמכילה את כל המידע?".
האמת היא שלאקסל יש פתרון מאוד פשוט, וכל מה שהוא דורש זו טבלת ציר ועוד שלוש לחיצות עכבר…

קודם כל, מה יש לנו?

לפנינו טבלת עובדים ובה פרטים על כל עובד, בין השאר פרטים כמו אגף, מחלקה, עיר, שברוב המקרים יהוו את שדה הבסיס לחלוקה ללשוניות:

שלבי העבודה

1.  יצירת טבלת ציר (לא יודעים איך? לחצו כאן)
2. גרירת השדה שעל פי נרצה לחלק לגיליונות שונים אל המסנן
3. יצירת לשונית עבור כל ערך במסנן

שלב ראשון – יצירת טבלת הציר

ניצור את טבלת הציר עם הנתונים שאותם נרצה לראות, בדוגמה שלנו – כדי לארגן את ההסעות, אני מעוניינת ליצור גיליונות על פי עיר, ובכל גיליון לראות את מספר העובד, האגף, המחלקה והתפקיד.
מכיוון שאני לא מעוניינת לערוך חישובים, מספיק לגרור את המידע הרצוי אל השורות בלבד, ולהציג אותו בצורת טבלה:

בשלב הבא אסיר את סיכומי הביניים, וזו טבלת הציר (Pivot) שקיבלתי:

גרירת השדה הרצוי אל המסננים

בשלב הזה נגרור את השדה שעל פיו נרצה לחלק לגיליונות, ובמקרה שלנו – שדה העיר:

ועכשיו, הקסם…

בכרטיסיית 'ניתוח PivotTable', נלחץ על החץ שליד 'אפשרויות', ונבחר ב'הצגת עמודי מסנן דוחות…'

יפתח החלון הבא, שבו מופיע הערך שגררנו אל המסנן

נלחץ על אישור, וזו התוצאה שתתקבל:

עבור כל עיר נוצר גיליון חדש, ובו טבלת ציר, שמכילה את נתוני העיר הרלוונטית בלבד
תוכלו לעבור בין הגיליונות, ולראות את הנתונים השייכים לחלוקה שנבחרה.

הערות

• אם גררתם כמה שדות אל המסנן, בחרו את זה שעל פיו אתם מעוניינים ליצור את הגיליונות השונים
• שאלה שחוזרת פעמים רבות – אין פונקציה מובנית לשליחת הגיליונות בדואר, או להפרדה לקבצים שונים. ניתן לעשות זאת בקוד VBA
• ניתן לשנות את טבלת הציר כרצונכם, כך שבלשוניות 'גבעתיים' תוכלו להציג את תושבי גדרה. שם הלשונית לא ישתנה בהתאמה.
• כאשר הנתונים מתעדכנים עדיף למחוק את כל הגיליונות שנוצרו וליצור את עמודי מסנן הדוחות מחדש.
  כדי למחוק את כל הגיליונות בבת אחת, סמנו את הראשון, לחצו על Shift, סמנו את האחרון ואז לחצו לחיצה ימנית על גיליון כלשהו > 'מחק'.