קשרי גומלין
החל מאקסל 2013 נוסף לאקסל מודל הנתונים (Data Model),
שמאפשר ליצור טבלאות ציר המבוססות על מספר טבלאות מידע, הקשורות ביניהן בקשרי גומלין (Relationships).
כדי להבין מהם קשרי גומלין, נביט בטבלה הבאה, המציגה נתוני עובדים בחברה:
מהטבלה הזאת ניתן ליצור טבלת ציר בקלות.
אולם, פעמים רבות, הנתונים לא מגיעים כשהם מסודרים בטבלה אחת, אלא ממספר טבלאות שונות, כשכל אחת מכילה נתונים שונים.
במקרה שלנו – קיבלנו טבלה אחת שמכילה את נתוני העובדים, כפי שתוכלו לראות בטבלה הבאה:
(צמצמתי את הנתונים לצורך הבהירות)
טבלה שנייה שמכילה את נתוני המחלקות והאגפים:
לו היינו רוצים ליצור טבלת ציר להצגת סך המשכורות בכל אגף,
היה עלינו לאחד את שתי הטבלאות לטבלת נתונים אחת,
ורק לאחר מכן ליצור טבלת ציר המבוססת על הטבלה המאוחדת.
אולם, החל מאקסל 2013 נוסף שיפור משמעותי,
המבוסס על התפישה של קישור שתי טבלאות שונות במסד הנתונים, באמצעות שדה משותף.
הקשר הזה, שנקרא 'קשר גומלין', הוא קשר לוגי בין טבלאות, ומאפשר לקחת נתונים מטבלה אחת,
ובאמצעות השדה המשותף לקשור אליהם נתונים רלוונטיים מטבלה אחרת.
אופן הפעולה דומה לאופן פעולת הפונקציה Vlookup שמאתרת דרך השדה המשותף פרטים מטבלה אחת
ומעבירה אותם לרשומות הרלוונטיות בטבלה האחרת, רק שהפעם אין העברת נתונים, אלא רק יצירת קשר לוגי בין הטבלאות,
שמאפשר לערוך חישובים המבוססים על המידע שקיים בשתי הטבלאות.
כלומר, אין כאן איחוד של הטבלאות, אלא רק הצבעה על מפתח שדרכו נוכל לאתר נתונים רלוונטיים מטבלה אחרת בעת הצורך.
במקרה שלנו, השדה המשותף הוא השדה מחלקה, וזה השדה שיקשר בין שתי הטבלאות.
היתרון של עבודה בשיטה זו הוא חסכון במקום.
שימו לב – טבלת העובדים אמנם מכילה את נתוניהם של 1000 העובדים,
אולם טבלת המחלקות והאגפים מכילה רשימה קצרה של 7 רשומות בלבד, כמספר המחלקות.
לו היינו משתמשים בפונקציה Vlookup ליצירת טבלה אחת,
היו נוספות לנו 1000 פונקציות לטבלת הנתונים (פונקציה לכל רשומה בטבלה).
כאשר אנו מקשרים בין טבלאות באופן לוגי, נחסך המקום שתופס מספר הנוסחאות הגדול הזה.
ובוא נעבור למאמר הבא, שבו נלמד על מפתחות סוגי קשרי הגומלין השונים