מה עושים כשהמידע שמגיע ממערכות חיצוניות אינו תקני?

לקוחה שלחה לי טבלה שבה מפורטות המכירות היומיות. הטבלה יוצאת כך מתוך מערכת, וללקוחה אין שליטה על האופן שבו מיוצאים הנתונים.

קל לראות שהטבלה אינה תקנית, ואנחנו רוצים לתקן את הנתונים, כך שבסופו של דבר תתקבל הטבלה הבאה,
שתאפשר לנו לנתח את המידע במגוון הכלים שיש לאקסל להציע לנו:

אז איך עושים זאת?

בכמה שלבים…

שלב ראשון – טעינת הנתונים אל ה Power Query

הדרך הקלה ביותר היא להגדיר את הטבלה כטבלה חכמה. אני אוהבת להשתמש בקיצור המקשים Ctrl+T

עכשיו נטען את הנתונים אל העורך. הדרך המהירה ביותר היא בלחיצה ימנית על הטבלה > 'קבל נתונים מטבלה/טווח', אבל כמובן שאפשר גם דרך כרטיסיית נתונים ובחירה באפשרות הרצויה.

וזו הטבלה שהתקבלה:

שלב 2 – הפרדה בין התאריך לשם

עכשיו נתקלנו בבעיה האמיתית – בעמודת השם מופיעים לנו גם תאריכים וגם שמות…

קיימות מגוון דרכים לפתרון, אני בוחרת בפתרון שלטעמי הוא הקל ביותר.

בשלב הראשון אשכפל את עמודת השם (הכי פשוט בקליק ימני – שכפל עמודה).

קיבלנו את הטבלה הבאה:

בשלב השני, אני מבקשת למחוק את השמות בעמודה החדשה, ואת זה אפשר לעשות על ידי הגדרת העמודה כתאריך, מה שיגרום לכל השמות להופיע כ Error:

נלחץ לחיצה ימנית על העמודה > 'החלף שגיאות' ובחלון שיפתח נחליף את השגיאות ב-null:

וזו התוצאה שהתקבלה:

עכשיו נבחר במילוי מטה, כך שהתאריכים יופיעו עבור כל רשומה:

כעת אנחנו יכולים למחוק את כל השורות בעמודה A שמכילות תאריך.

הדרך הקלה ביותר, עבור טבלת הנתונים הנוכחית היא למחוק את כל ה null בעמודת הפריט או הסכום.

אם הטבלה שלכם מכילה ערכים, יהיה עליכם לנקוט בשיטה אחרת (הסבר במאמר הזה)

עכשיו עוד כמה תיקונים קטנים כמו מתן שם משמעותי לעמודה, וגרירת העמודה החדשה לתחילת הטבלה

והנה, קיבלנו טבלה תקנית:

שלב שלישי – ניתוח המידע

בשלב זה תוכלו לנתח את המידע על פי הצורך.

תוכלו לטעון אותו אל הגיליון ולהשתמש במגוון הכלים כמו סינונים, מיונים, טבלאות ציר (פיבוט) וכו',

ותוכלו גם ליצור מניפולציות נוספות בתוך העורך – על פי נוחותכם.