הפונקציה FILTER באקסל 365

באיזשהו מובן, מלכת הפונקציות הדינמיות, שמאפשרת לקבל תוצאות מרובות עבור ערך חיפוש בודד.
היא יכולה להחליף ביעילות את VLOOKUP, שמחזירה תוצאה אחת עבור ערך חיפוש,
או טבלת ציר (פיבוט), שאותה צריך לרענן בכל פעם שהנתונים משתנים.
הפונקציה מחזירה טבלה חלקית לטבלת הנתונים המקורית, על פי קריטריונים שקבענו.
בואו נראה דוגמה.

מה יש לנו?

טבלת נתונים בשם CallsTbl שמרכזת פרטים שונים על הקריאות שהתקבלו במוקד:

מה אנחנו רוצים להשיג?

טבלה שתציג לנו את הקריאות מסוננות על פי הסטטוס, כך:

במה נשתמש?

• בפונקציה UNIQUE ליצירת רשימת סטטוסים
• באימות נתונים לבחירת הסטטוס
• בפונקציה FILTER להצגת התוצאות הרלוונטיות

שלב ראשון – אימות נתונים

השלב הזה מורכב משני שלבים:
יצירת רשימה ייחודית של סטטוסים, שתהווה את הבסיס לרשימה הנפתחת, באמצעות הפונקציה UNIQUE
ושימוש ברשימה כמקור לרשימה הנפתחת.
לא אחזור כאן על הדרך שבה יצרתי את הרשימה.
מי שמעוניין להבין איך עשיתי זאת, מוזמן לקרוא את המאמר 'רשימה נפתחת שמבוססת על רשימה נפתחת אחרת', שם התהליך מוסבר בפירוט.

שלב שני – שימוש בפונקציה FILTER לקבלת התוצאות הרלוונטיות על פי הסטטוס הנבחר

ראשית, נכיר את התחביר של הפונקציה:

=FILTER(ARRAY, INCLUDE, [IF EMPTY])

בחלק הראשון אנחנו מצביעים על הטווח שממנו נרצה לסנן את הנתונים.
מדובר בטבלת הנתונים כולה או בחלק ממנה, אך חשוב שהטווח יהיה רציף
(מיטיבי לכת יכולים להציג בטבלה הסופית נתונים חלקיים שאינם רציפים, אך הידע הזה חורג מהכתוב במאמר זה)
האופרטור השני הוא ביטוי לוגי שאומר לאקסל מה אנחנו רוצים שיכלל בטווח. לדוגמה – בחר את כל הרשומות שהסטטוס שלהן הוא 'פתוח'
האופרטור השלישי מאפשר לנו להחליט מה לעשות אם אף רשומה לא עונה על התנאי,
למשל – להשאיר תא ריק, לכתוב הודעה שאומרת שהטווח ריק וכו' (טווח ריק יציג את הודעת השגיאה CALC#. האפשרות הזאת חוסכת לנו שימוש ב IFERROR)

רגע האמת – שימוש בפונקציה

בשלב הזה אני רוצה ליצור את הטבלה המסוננת בהתאם למה שנבחר באימות:

=FILTER(CallsTbl,CallsTbl[סטטוס שיחה]=J3,"")

ובעברית –
סנן את טבלת הנתונים (CallsTbl), והצג רק את הרשומות שבהן סטטוס השיחה שווה לערך שנבחר באימות הנתונים שנמצא בתא J3
(ואם לא ימצאו ערכים – החזר תא ריק).
מכיוון שהפונקציה מעבירה ערכים ולא עיצובים, צריך לעצב את עמודת התאריך, וכדאי לעצב גם תאים נוספים, למקרים שהם נקבל רשימה ארוכה יותר.
אז כאשר הסטטוס הוא 'פתוח', זו הרשימה שהתקבלה:

ואם אשנה את הסטטוס ל'סגור', זו הרשימה שתתקבל:

מעוניינים לתרגל עם הקובץ? תוכלו להוריד אותו מכאן:
(ואם תשנו את הסטטוס ל'הועבר לתומך בכיר' תוכלו אפילו לתרגל את תיקון הודעת השגיאה #SPILL…)

כאן תוכלו ללמוד עוד על הפונקציה UNIQUE

מעוניינים ללמוד בקורס על פונקציות המערך החדשות?
צרו קשר כאן ואחזור אליכם בהקדם