כיצד לטעון מידע מקבצים שונים שנמצאים בתיקיה אחת
אחת היכולות המופלאות של Power Query היא טעינה של קבצים שונים במבנה דומה, שנמצאים באותה התיקיה.
התהליך קל ופשוט, ומוסבר במאמר הזה.
עם זאת, כדאי לדעת כיצד השלבים האלה נעשים באופן ידני, מכיוון שבדרך הזו אפשר לשלוט על המידע המתקבל,
לדוגמה – לטעון קבצים בעלי גיליונות מרובים, להוסיף מידע כבר בשלב הטעינה ועוד,
והיתרון הגדול שבשימוש בשיטה זו – יצירת שאילתה בת שלב אחד בלבד, במקום שאילתות מרובות, שנוצרות באופן אוטומטי כאשר בוחרים באפשרות של 'שילוב ועריכה'
אז מה יש לנו?
תיקיה ובה קבצים מאותו הסוג:
כשכל הקבצים במבנה דומה:
אנחנו מעוניינים ליצור טבלה שמכילה את המידע מכל הקבצים, ובהמשך – להפעיל את אותן המניפולציות על כל קובץ חדש שישמר בתיקיה
שלב ראשון – ניווט לתיקיה
נעבור לכרטיסיית 'נתונים', נבחר ב'יבוא נתונים' > 'מקובץ' > 'מתיקיה'
בחלונית שתיפתח ננווט אל התיקיה הרצויה ונאשר
תיפתח החלונית הבאה:
שלב שני – המרת הנתונים
נלחץ על 'המרת נתונים'
העורך יפתח ויציג את כל הקבצים בתיקיה:
בטבלה הזאת מופיעים פרטים על כל קובץ – שם הקובץ, הסיומת, מתי נוצר, מתי השתנה ועוד.
אותנו מעניינות שתי עמודות – שם הקובץ והתוכן, ולכן נסיר את העמודות האחרות.
אז שם הקובץ ברור:
אבל מה משמעות עמודת ה Content?
אם נעמוד על אחת הרשומות, נוכל לראות בתחתית המסך למה היא מתייחסת
ואם נלחץ על שני החצים ליד הכותרת נוכל לראות את האובייקטים הקיימים בקובץ, בחלונית 'שלב קבצים':
שלב שלישי – שילוב הקבצים
נבחר את האובייקט שאותו אנחנו רוצים לטעון, במקרה שלנו – גיליון מכירות (שהוא הגיליון המשותף לכל הקבצים), ונלחץ על 'אישור'.
נקבל טבלה שהיא צירוף של כל הלשוניות בשם 'מכירות' עבור כל אחד מהקבצים.
שלב רביעי – ניקיונות
מכיוון שאנחנו מעוניינים רק בשלוש העמודות המקוריות, נסמן אותן, נלחץ לחיצה ימנית ונבחר ב'הסר עמודות אחרות'
נוכל למיין על פי עמודת התאריך כדי שהנתונים יופיעו לנו לפי הסדר.
אחת הפעולות שאני נוהגת לעשות (בזהירות, בתלות בתוכן כמובן…) היא להסיר כפילויות, כך שאם במקרה אשמור בתיקיה הזו קובץ נוסף עבור אותן המכירות, הן לא יתווספו.
מכיוון שבמקרה הזה כפילות היא רק אם שלוש העמודות זהות, אסמן את שלוש העמודות, אלחץ לחיצה ימנית על אחת הכותרות > 'הסר כפילויות'
כעת אפשר לטעון את המידע אל האקסל או אל מודל הנתונים ולנתח אותו על פי הצורך.