כל הדרכים להגן על המידע באקסל

לא פעם עולה הצורך להגן על המידע באקסל.
לעתים נרצה להגן על כל הקובץ, לעתים נרצה להגן על טווחים מסוימים, ובמקרים אחרים, נרצה לאפשר למשתמשים מסוימים בארגון לערוך תאים מוגנים, בעוד שאחרים יוכלו רק לצפות בהם.

נעילת תאים ספציפיים

אחת הדרישות הנפוצות היא להגן על תאים מסוימים, כך שהמשתמשים לא יוכלו להזין בהם נתונים, אבל כן לאפשר הזנה של נתונים בתאים אחרים.
לדוגמה – נאפשר למשתמש להזין נתונים, אך נרצה להגן על הנוסחאות שקיימות בגיליון, כך שלא יוכל לשנותן.
זו אחת הדרישות הבסיסיות, והדרך לעשות זאת מורכבת משני שלבים:
בשלב הראשון נצטרך להחליט אילו תאים אנחנו רוצים לנעול ואילו תאים לא, ובשלב השני נבצע את הנעילה בפועל.

הגדרת התאים לנעילה

באקסל, כברירת מחדל, כל התאים מוגדרים כ'נעולים'.
את המאפיין הזה נוכל לראות תחת עיצוב תאים: נלחץ לחיצה ימנית על התא או הטווח הרצויים, ונבחר ב'עיצוב תאים' (אפשר גם להשתמש בקיצור המקשים Ctrl+1). נעבור ללשונית 'הגנה':

כאן נוכל לראות שהתא מוגדר כ'נעול', כלומר – כאשר נגן על חוברת העבודה, המשתמש לא יוכל להקליד נתונים בתא שמוגדר כ'נעול'
אז בשלב הראשון קבענו אילו תאים ינעלו, ואילו לא,
ובשלב השני נפעיל את ההגנה דרך כרטיסיית 'סקירה' > 'הגנת גיליון':

תיפתח החלונית הבאה, שתאפשר לנו לבחור אילו סוגי הגנות אנחנו רוצים להחיל על הגיליון:

לרמת אבטחה נוספת, אפשר להוסיף סיסמה.

שימו לב שהלחצן 'הגנת גיליון' השתנה ל , דרכו תוכלו להסיר את ההגנה בעת הצורך.
טיפ:
כאשר נדרשת הגנה על רוב תאי הגיליון למעט מספר תאים, פעלו כך:
1. סמנו את כל הגיליון (Ctrl + A), היכנסו לעיצוב תאים, והסירו את הסימון מהאפשרות 'נעול'. הפעולה תסיר את הסימן מכל תאי הגיליון.
2. סמנו את התאים שברצונכם להגן עליהם, פתחו שוב את עיצוב תאים, והפעילו את האפשרות 'נעול'
3. בלשונית סקירה לחצו על 'הגנת גיליון'

הגדרת הרשאות עריכה לטווחים ספציפיים

אם ברצונכם לאפשר למשתמשים לערוך טווחי תאים ספציפיים:
בכרטיסיית סקירה, לחצו על 'אפשר לערוך טווחים'

תיפתח החלונית הבאה:

לחצו על 'חדש…'

תנו שם לטווח והגדירו על אילו תאים הוא חל. תוכלו גם להוסיף סיסמה.
לחצו על אישור.
לסיום לחצו על 'הגנת גיליון'.
אם אתם עובדים בארגון, תוכלו ללחוץ על הלחצן 'הרשאות'.

לחיצה על 'הוספה' תאפשר לכם לבחור משתמשים ולקבוע האם לאפשר להם לערוך את הטווחים או למנוע מהם.

הגדרת הרשאות למשתמשים ספציפיים:

ישנם מקרים שבהם נרצה לתת הרשאות למשתמשים ספציפיים, לדוגמה – יש לנו קובץ תקציב, ואנחנו מעוניינים שמנהלי המחלקות יוכלו לערוך רק את תקציב המחלקה שלהם,
צוות הכספים יוכל לערוך את כל התאים, ושאר העובדים יוכלו רק לצפות בנתונים.
1. בכרטיסיית 'סקירה' בחרו ב'אפשר למשתמשים לערוך טווחים'
2. לחצו על 'טווח חדש'
3. תנו שם לטווח והגדירו את התאים הרלוונטיים
4. לחצו על 'הרשאות'
5. הוסיפו את שמות המשתמשים או קבוצות המשתמשים שיורשו לערוך את הטווח
6. בחרו האם לאפשר למשתמשים אלו לערוך ללא סיסמה

הסתרת נוסחאות

להגנה על נוסחאות רגישות:
* סמנו את התא המכיל את הנוסחה
* פתחו את 'עיצוב תאים' > 'הגנה', והפעילו את האפשרות מוסתר

לאחר מכן בכרטיסיית סקירה הפעילו הגנה על הגיליון.
המשתמשים יוכלו לראות את תוצאת הנוסחה אך לא את הנוסחה עצמה.

הסתרת ערכים דרך עיצוב תאים

בחרו את התא או הטווח שאתם רוצים להסתיר, לחיצה ימנית > עיצוב תאים
בחרו ב'מותאם אישית' והקלידו ;;;

המידע הקיים בתאים יוסתר (אך יהיה אפשר לראות אותו בשורת הנוסחאות)

הגנה על חוברת העבודה

למניעת שינויים במבנה חוברת העבודה:
בכרטיסיית סקירה בחרו הגן על חוברת עבודה

הוסיפו סיסמה במידת הצורך.
אחרי שהגנתם על חוברת העבודה, האייקון יראה לחוץ, אך הטקסט שעליו לא ישתנה:

הגנה על הקובץ באמצעות סיסמה

להגנה מלאה על הקובץ:
עברו ל'קובץ' > 'מידע' > 'הגן על חוברת עבודה' > 'הצפן באמצעות סיסמה'

הגדירו סיסמה ושמרו את הקובץ

מגבלות האבטחה באקסל

ואי אפשר לסיים את המאמר, בלי לדבר על מגבלות האבטחה:
הגנת גיליון: נחשבת לאבטחה חלשה ונועדה בעיקר למניעת שגיאות משתמש לא מכוונות.
הגנת מבנה: מגנה מפני שינויים במבנה הקובץ אך לא על התוכן עצמו
הצפנת קובץ: האבטחה החזקה ביותר, אך עוצמתה תלויה בגרסת האקסל ובמורכבות הסיסמה
פריצות אבטחה נפוצות:
הגנות ברמת הגיליון ניתנות לעקיפה בקלות יחסית על ידי משתמשים מנוסים
הגנות VBA ניתנות לעקיפה על ידי כלים ייעודיים
בגרסאות ישנות של אקסל (לפני 2007), ההצפנה הייתה חלשה במיוחד

המלצות לאבטחה אמיתית:

אם הנתונים רגישים באמת, אקסל איננו הכלי המומלץ לאחסונם
שקלו שימוש במערכות ניהול נתונים ייעודיות עם מערכות הרשאות מתקדמות