תוכנות Microsoft Office השונות הפכו בשנים האחרונות לתוכנות חובה עבור כל ארגון – החל בארגונים קטנים דרך חברות בינוניות בגודלן, וכלה בארגוני ענק.
מגוון האפשרויות הגלומות בתוכנות הינו רב, ומאפשר ייעול של תהליכים להם זקוק הארגון בעבודתו השוטפת.
עם זאת, משום שהן 'מוצר מדף', הן לא תמיד מתאימות לצרכיו המיוחדים של הארגון.
כאן באה לעזרת הארגון שפת ה VBA – Visual Basic for Application, המאפשרת בניה של אפליקציות שונות, הדומות באופן תפעולן לתוכנות בהן משתמש הלקוח ואליהן הוא רגיל, כך שהשימוש בהן נוח וידידותי, אינו דורש הסתגלות מיוחדת, ומותאם לסביבה הארגונית בה הוא עובד.
האפשרויות הבלתי מוגבלות של שפת התכנות מאפשרות כתיבת תוכנות המיועדות לאוטומציה של פעילויות (מאקרו), כגון:
⦾ הפקת דוחות, שעד כה נעשו באופן ידני, וגזלו זמן ומשאבים רבים
⦾ תכנון טפסים המשתנים באופן אוטומטי בהתאם לשלב בו הם נמצאים
⦾ רענון נתונים אוטומטי ממקורות חיצוניים על פי פרמטרים המוגדרים מראש על ידי המשתמש ועוד ועוד.
בעזרת התכנות ניתן ליצור קישוריות טובה יותר בין תוכנות ה Office השונות, כך שניתן לדוגמה לשאוב נתונים על לקוחות מתוכנת ה- Outlook לשלבם בדוחות Excel, להפיק מסמכים בוורד ולשלוח באופן אוטומטי לנמענים מרשימת הכתובות.
משום כך, נוהגים ארגונים רבים להזמין פיתוחים ב-VBA, המאפשרים התאמה מירבית של תוכנות ה-Office לצרכיהם לצורך ייעול העבודה וחיסכון בזמן.

דוגמאות לפיתוחים ב-VBA:

⦾ מחוללים לניתוח דוחות החוזרים על עצמם – זוהי הדרישה הנפוצה ביותר בתחום ה-VBA.
קודים מסוג זה יכולים לחסוך שעות עבודה לניתוח נתונים, כאשר מדובר בדוחות בהם נתונים המקור משתנים,
אולם המבנה והדרישות (פילוחים, גרפים ודוחות מסכמים) נשארים זהים.
⦾ טפסים להזנת נתונים – נועדו לקצר את תהליכי הזנת הנתונים למסמכים ארוכים והקפדה על נוהל אחיד.
דוגמה לכך היא תהליך קליטה של מוצר חדש בארגון, כאשר כל מחלקה צריכה להזין את הנתונים שבאחריותה.
המסך משתנה לפי שם המשתמש המזוהה בתחנה ומציג רק את השדות הרלוונטיים לו.
מערכת מעין זו מאפשרת מניעת מצבים של "נפילה בין הכסאות" ואיבוד נתונים, וכמובן הקפדה על נהלים אירגוניים.
⦾ כלי בקרה – ניתן לפתח כלים לביצוע בקרה על נתונים, לאיתור נתונים חריגים ולמתן התרעות בהתאם לדרישות הארגון.