התקשרו אלינו: 052-2928949
ימים א'-ה' בין השעות 9:00-17:00

התקשרו אלינו: 052-2928949 א-ה 9:00-17:00

צירוף קבצים עם כותרות שונות

Power Query

צירוף קבצים עם כותרות שונות

Power Query

כיצד נצרף באופן אוטומטי קבצים דומים עם כותרות שונות

כאשר אנחנו מבקשים לאחד קבצים שונים שנמצאים באותה התיקיה לקובץ אחד מצטבר באמצעות Power Query, הדרישה הבסיסית היא שהכותרות בכל הקבצים יהיו זהות.

אם אתם לא יודעים איך מצרפים קבצים מתיקיה, אני מזמינה אתכם לקרוא קודם את המאמר הזה.

אבל מה קורה אם בחלק מהקבצים, למרות שמדובר באותם הנתונים, ישנן כותרות שונות, ולא ניתן לאחד את המידע כראוי?
לדוגמה – בחלק מהקבצים הכותרת היא 'מס' חשבונית' ובחלק אחר – 'חשבונית', או שאולי בחלק מהקבצים הכותרת היא 'שם פרטי' ובאחרים 'שם'.

במאמר הזה נראה כיצד ניתן להתגבר על הבעיה, באמצעות שימוש בממשק המשתמש ב Power Query.

אבל קודם כל, מה יש לנו?

תיקיה ובה שלושה קבצים המתעדים מכירות. לכל חודש – קובץ:

בכל קובץ שלוש עמודות שמכילות את מספר החשבונית, את הסכום ואת תאריך הרכישה,
אך בעוד שהכותרת בחודשים ינואר ופברואר היא 'מס חשבונית', בחודש מרץ הכותרת היא 'חשבונית':

אם נאחד את שלושת הקבצים נקבל ערכים ריקים עבור עמודת 'מס' חשבונית' בחודש מרץ, משום שאין עמודה כזאת בקובץ,
ואילו עמודת 'חשבונית' שמופיעה בחודש מרץ בלבד, לא תופיע כלל, משום שהקובץ לדוגמה הוא הקובץ הראשון, שבו העמודה הזו אינה קיימת.

אז מה עושים?

ראשית, מייבאים את כל הנתונים מהתיקיה, כפי שכבר למדנו לעשות במאמר הזה.

קיבלנו טבלה מצטברת, שבה נתונים ריקים עבור מספר החשבונית בחודש מרץ.

בשלב השני, צריך לתקן את הכותרות עבור כל אחד מהקבצים.

את הפעולה הזאת לא נוכל לערוך בשאילתה הסופית, שאליה כבר נטענו הקבצים עם הכותרות הקיימות,

ולכן נצטרך לשנות את הכותרות עוד קודם.

את זה נעשה בשאילתה 'המר קובץ לדוגמה', שמהווה את התבנית, על פיה יבוצעו השינויים בכל הקבצים האחרים, ומופעלת לפני האיחוד.
אני ממליצה לכם לקרוא את המאמר הזה, שמסביר בפירוט את העבודה עם הקובץ לדוגמה

כדי לערוך את השאילתה 'המר קובץ לדוגמה', נלחץ עליה לחיצה כפולה.

מכיוון שבחרנו בקובץ הראשון, יוצגו בו הנתונים האלה:

ואלה השלבים שנוצרו באופן אוטומטי:

מה שגורם לבעיות הן הכותרות השונות בין הקבצים.

כדי לפתור זאת, נמחק את שלב קידום הכותרות, וכעת הקובץ יראה כך:

בשלב הזה נקליד ידנית את שמות העמודות בכותרת:

ונמחק את שורת הנתונים הראשונה, שמכילה את הכותרות מקובץ המקור.

קיבלנו טבלה, שנראית בדיוק כמו הטבלה הראשונית, רק שהפעם אנחנו קבענו ידנית את שמות הכותרות.

ואיך זה עוזר לנו?

הפעולה שביצענו על קובץ הדוגמה תחול על כל הקבצים:

תיטען טבלה בלי הגדרה של כותרת, ולכן בכל אחד מהקבצים הכותרות יקבלו את השמות Column1, Column2 וכן הלאה.

הכותרות המקוריות יופיעו בשורה הראשונה, ויהיו חלק מהנתונים.

מכיוון שאין לנו צורך בשורה הזאת נמחק אותה, וניתן כותרות מתאימות, בהתאם לקבצים שברשותנו.

מכיוון שהפעולה הזו תחול על כל הקבצים, היא תחול גם על קובץ מרץ, שבו העמודה הראשונה היא 'חשבונית' ולא 'מס חשבונית', וכך יראה השלב שלפני מחיקת השורה הראשונה:

כעת אין לעורך בעיה לאחד הכל לטבלה רציפה אחת!

דילוג לתוכן