שימוש בכלי פריסה לסינון רשומות גדולות

כלי פריסה הם פיצ'ר נהדר, שעוזר לנו לסנן נתונים בצורה ויזואלית.
רובנו מכירים אותם מטבלאות ציר (פיבוטים), אבל כדאי לדעת שכלי הפריסה עובדים גם על טבלאות חכמות (דינמיות).
במאמר הזה אני רוצה להראות לכם כיצד להשתמש בכלי פריסה כדי לסנן מידע,
וכיצד לצמצם אותו, במידה שטבלת הנתונים שלנו מכילה מידע רב, ולכן מספר הפריטים בכלי הפריסה גדול, מה שמאבד מהאפקטיביות שלו.
ולמי שלא זוכר – הנה מאמר שמסביר מהם כלי פריסה

אז מה יש לנו?

טבלה חכמה שמכילה שמות פרטים ושמות משפחה, ועמודה נוספת שבה שרשרתי את המידע ליצירת שם מלא, באמצעות הנוסחה:

=[@[שם פרטי]]&" "&[@[שם משפחה]]

על הטבלה הזאת יצרתי כלי פריסה דרך תפריט 'הוספה' > 'כלי פריסה'

קיבלתי רשימה ארוכה של כלי פריסה, וכדי לבחור בשמות הרלוונטיים, אני צריכה לגלול ולאתר את השם הרצוי

אז איך נצמצם את הרשימה?

אני בחרתי לצמצם את הרשימה על ידי בחירה באות הראשונה של השם, כדי להציג רק את השמות שמתחילים באותה האות.
בדרך הזאת יהיו לי פחות שמות לעבור עליהם בכל פעם.
לצורך כך אצור עמודת עזר, שתיקח את האות הראשונה בכל שם,
אבל מכיוון שאני רוצה לצמצם פעם אחת על פי השם הפרטי, ופעם שנייה על פי שם המשפחה, יצרתי תיבת בחירה (רשימה נפתחת),
שבה אוכל לבחור האם אני מעוניינת להציג על פי השם הפרטי או על פי שם המשפחה. לתא הזה נתתי את השם Nm:

לאחר מכן יצרתי עמודת עזר, שבוחרת את האות הראשונה, בהתאם לבחירה, וזו הנוסחה:

=IF(Nm="שם פרטי",LEFT([@[שם מלא]],1),LEFT([@[שם משפחה]],1))

ובעברית, אם בתא שנתתי לו את השם Nm בחרתי את השם הפרטי, קח את התו השמאלי ביותר מעמודת השם הפרטי,
אחרת, קח את התו הראשון בעמודת שם המשפחה.

בואו נבדוק:

אם נבחר שם פרטי, זו האות הראשונה שתופיע בטבלה:

ואם נבחר בשם המשפחה, זו האות הראשונה שתופיע בטבלה:

אז עכשיו כל מה שנשאר לנו זה להוסיף את כלי הפריסה של השם המלא, ועוד כלי פריסה עבור האות הראשונה, וכך זה נראה:

ועכשיו, לרגע האמת…

נסנן את האות הראשונה של השם הפרטי, נניח, שאבחר באות ע'. הטבלה תסונן על פי האות שנבחרה,
ובמקביל, כלי הפריסה התחתון יציג השמות שמתחילים ב-ע', לסינון נוסף.
הפריטים הרלוונטיים עלו לראש הרשימה, כך שאוכל לראות אותם בקלות, ואילו שאר הפריטים אינם זמינים:

ואם נבחר באות אחרת, למשל י', תתקבל הרשימה הבאה, עם כלי הפריסה המסוננים:

נבחר אות אחרת, לדוגמה ע', וזו התוצאה שהתקבלה:

וטאץ' סופי

כדי להסתיר את כל השמות הלא רלוונטיים, לחצו לחיצה ימנית על כלי הפריסה התחתון, בחרו ב 'הגדרות כלי פריסה'

וסמנו את האפשרות 'הסתר פריטים ללא נתונים'

כעת יוצגו רק השמות הרלוונטיים, לאחר בחירה בכלי הפריסה הראשון:

ואם אתם לא רוצים להוסיף עמודה לאיחוד השם הפרטי ושם המשפחה?

אין שום בעיה, תוכלו להוסיף את עמודת העזר לחילוץ האות הראשונה בלבד:

ואת כלי הפריסה לסדר באופן הבא:

סינון של האות הראשונה יסנן את הרשימות בהתאם לבחירה:

להורדת קובץ התרגול, לחצו כאן