ההבדל שבין עיצוב התא לשינוי הערך הקיים בו

אחד הדברים הראשונים שלומדים בקורס אקסל מתחילים הוא ההבדל שבין הערך הקיים בתא, לבין התצוגה שלו.
נתחיל בדוגמה פשוטה:
אם בתא כתוב המספר 2.6 ונרצה לעגל אותו למספר שלם, נוכל לעשות זאת בשתי דרכים –
האחת על ידי הפחתת המקומות העשרוניים, באמצעות הלחצן המסומן:

והשנייה על ידי שימוש בפונקציה, לרוב ROUND.

מה ההבדל בין שתי השיטות?

בשני המקרים נראה בתא את המספר 3, אבל, וזה אבל גדול –
בעוד שעל ידי הפחתת המקומות העשרוניים תשתנה התצוגה של התא, הערך של התא לא ישתנה, והוא ישאר 2.6!
(נוכל לראות את הערך האמיתי בשורת הנוסחאות),
הרי שהשימוש בפונקציה, ישנה את הערך של התא, כך שהערך שלו יהיה 3.
מבחינה פרקטית, אם נכפיל את התא ששינינו את העיצוב שלו פי 2, נקבל את המספר 5.2 משום שהערך האמיתי נשאר עדיין 2.6,
וכשנכפיל את התא שעיגלנו באמצעות הפונקציה ROUND נקבל 6, משום שהערך האמיתי שכתוב בתא השתנה ועכשיו, במקום 2.6 הוא 3:

כלומר – קיים הבדל מהותי בין עיצוב תא, שהוא שינוי קוסמטי בלבד, לבין שינוי הערך שלו!
אבל איכשהו, למרות שהכללים האלה ידועים, כאשר אנחנו מגיעים לנושא של תאריכים, העניין נשכח ואנשים מנסים לשנות עיצוב של תא,
ולא מבינים למה אקסל לא מזהה שמדובר בתאריך…

והנה כמה תלונות של לקוחות…

קיבלתי קובץ אקסל עם תאריכים שכתובים בפורמט הבא:

עיצבתי אותם כתאריך:

וכשניסיתי לערוך חישוב, קיבלתי שגיאה:

או – קיבלתי קובץ עם תאריך בפורמט אמריקאי (mm/dd/yyyy):

עיצבתי אותו כ dd/mm/yyyy:

שורות 3 ו-4 מוצגות בפורמט ישראלי תקין,ואילו שורה מס' 2 לא:

אבל כשעורכים חישובים, אקסל לא מזהה את התאריך הנכון, גם עבור התאים שמוצגים בפורמט הנכון:

ופה המקרה אפילו חמור יותר – בחלק מהתאים אקסל נותן הודעת שגיאה (#VALUE!), ובחלק מהתאים הוא לא מחשב נכון,
כי בשורה 4, לדוגמה התאריך אמור להיות השלושה אפריל, ואילו אקסל חישב אותו כאילו שמדובר בארבעה במרץ, למרות שבחרתי בפורמט הנכון.
אז למרות שנראה שמדובר בשתי בעיות שונות, האמת היא שזו בדיוק אותה הבעיה – שינוי העיצוב הוא קוסמטי, ולא משפיע על הערך האמיתי.
גם אם בחרתם לעצב את התא כתאריך, אם לא מוזן שם ערך שאקסל מזהה כתאריך, העיצוב לא יפתור את הבעיה!
הדוגמה הבאה תעזור להמחיש את הנושא – אם בתא כתוב טקסט, למשל 'שלום' ותעצבו אותו כמספר,
אקסל עדיין לא יחשוב שמדובר במספר, משום שבתא מוקלד טקסט. גם אם תכתבו בו את המילה 'עשר' ותעצבו כמספר,
אקסל עדיין יתייחס לתא כתא טקסט, ולא יחשוב שמדובר במספר 10, למרות העיצוב.
וכמו שבדוגמה הנ"ל אקסל לא שינה את הערך, גם כשמדובר בתאריכים שאקסל לא מזהה מראש כתאריכים, שינוי העיצוב לא יעזור.

אז מה בעצם קרה עם התאריכים?

בדוגמה הראשונה, עם הנקודה כמפריד, אקסל לא מזהה כלל שמדובר בתאריך או במספר (תאריך הוא למעשה תצוגה של מספר), אלא כטקסט,
ולכן, כמו בדוגמה עם ה'שלום', אין לו דרך להפוך את הטקסט לתאריך.
בדוגמה השנייה עם התאריך, הבעיה מעט מורכבת יותר, והבעיות שעלולות לצוץ בעקבותיה חמורות יותר:
כאשר האקסל, ששואב את הגדרות התאריך ממערכת ההפעלה, מוגדר בפורמט תאריך ישראלי, כלומר dd/mm/yyyy,
מסתכל על תא שכתוב בו 12/31/2023, הוא חושב שהחלק הראשון הוא היום, ועם זה אין בעיה, כי בכל החודשים קיים יום מס' 12,
אבל כשהוא מגיע לחלק השני, שאמור לתאר את החודש, הוא רואה את המספר 31.
מכיוון שאין חודש 31, הוא מבין שלא מדובר בתאריך, ומתייחס לנתון שבתא כאל טקסט, ולכן לא יכול לתרגם אותו לתאריך,
ואילו כאשר מדובר ב 3/4/2023, הוא מבין שהמספר 3 מייצג את היום, ה-4 את החודש ו-2023 את השנה.
גם אם נשנה את התצוגה (זוכרים? היא קוסמטית בלבד), הוא עדיין יתייחס ל-3 כאל היום ול-4 כאל החודש,
ולמרות שעל פניו נראה שבתא כתוב הארבע במרץ, בפועל מה שכתוב שם הוא השלושה באפריל, ולכן קיבלנו תוצאה נכונה, בדרך שבה אקסל רואה את הערך,
אבל התצוגה השגויה של הפורמט האמריקאי בלבלה אותנו.
הדרך הפשוטה לבדוק מהו היום ומהו החודש הוא בשימוש בפונקציות Day ו- Month בהתאמה.
יהיה לנו קל יותר להבין אם נשנה את התצוגה של התאריכים למספר, ונראה שבשניהם התקבל אותו המספר,
כלומר – מבחינת אקסל, לא מדובר בתאריך שונה, אלא רק בהבדלים קוסמטיים:

ועכשיו, לפתרון

לאקסל יש מגוון דרכים לתקן את התאריכים השגויים.

כדי להפוך תאריך שמופרד בנקודות במקום בלוכסנים, אפשר להשתמש בטקסט לעמודות, ובשלב השלישי לבחור בתאריך בפורמט DMY:

אבל הרבה יותר פשוט להחליף את הנקודה בלוכסן באמצעות החלפה פשוטה (מקש הקיצור Ctrl+H):

לתיקון את התאריכים שמגיעים בפורמט אמריקאי, נוכל להשתמש ב PQ,
אבל הכי פשוט להשתמש במילוי מהיר

מעוניינים ללמוד עוד על עיצובי תאים?

כאן תוכלו ללמוד איך לעצב תאים עם סימנים מיוחדים

וכאן תלמדו איך לשלוט על הצבעים באמצעות שימוש בעיצוב תאים