תצוגות מותאמות אישית

טבלאות אקסל יכולות להיות גדולות מאוד ועמוסות מאוד, ולא תמיד נרצה לראות את כל הנתונים.
במאמר זה אדבר על תצוגות מותאמות אישית, שמאפשרות לכם ליצור תצוגות רלוונטיות, בלי שתצטרכו להסתיר מידע, בכל פעם שתבחרו לצפות בו בתצורה אחרת.

אז מה יש לנו?

קובץ שבו גיליון שמציג את תיעוד הקריאות במרכז השירות שלנו בשנים 2021-2022:

וגיליון עם ניתוח של המידע:

התצוגות הרצויות

במקרה שלי – אני נוהגת להסתיר עמודות, כדי לראות את התצוגות הבאות:

1. סטטוס השיחה ושביעות הרצון מהשירות:
   
2. סיבת הפנייה ומגזר הלקוח:
   
3. סינון של עמודת 'סטטוס השיחה' על פי  הקריאות הפתוחות, כאשר סיבת הפנייה היא 'לקוח חדש', עם עמודות התאריך, הסטטוס, סיבת הפנייה ושם התומך:
   
4. תצוגה של גיליון הניתוח בלבד, כאשר גיליון המידע מוסתר

שלבי העבודה

ראשית, ניצור תצוגה מותאמת אישית של המצב ההתחלתי, כדי שנוכל לחזור אליה במידת הצורך.
עלינו לדאוג לכך, שכל המידע יוצג, כדי שנוכל לשמור אותו בתצוגה הרלוונטית
הערה חשובה: לא ניתן ליצור תצוגות מותאמות אישית, אם במקום כלשהו בקובץ יש טבלה חכמה (דינמית)!

1. נעבור לכרטיסיית 'תצוגה' ונבחר ב'תצוגות מותאמות אישית':
   
2. החלון הבא יפתח:
   
3. נלחץ על 'הוספה', וניתן שם לתצוגה:
   
4. נאשר
5. עכשיו ניצור את התצוגה הראשונה, על ידי הסתרת כל העמודות שאנחנו לא רוצים להציג, נחזור על השלבים שהוצגו לשמירת התצוגה, וניתן לה שם משמעותי:
   
6. נחזור על התהליך עבור כל תצוגה.

מעבר בין התצוגות

כעת נוכל לעבור בין התצוגות השונות, בלחיצה על 'תצוגות מותאמות אישית' בכרטיסיית 'תצוגה':

נסמן את התצוגה הרצויה ונלחץ על 'הצג' (אפשר גם בלחיצה כפולה על שם התצוגה)

קיצור דרך

אם אתם עובדים הרבה עם תצוגות מותאמות אישית, כדאי לשקול להוסיף את הלחצן אל הסרגל לגישה מהירה. לחיצה עליו תפתח את החלונית לבחירת התצוגה הרצויה,
או להוסיף אותו לכרטיסייה קיימת, למשל כרטיסיית 'בית', שהיא כרטיסיית ברירת המחדל, ואז אפשרויות התצוגה יופיעו בתיבת רשימה נוחה לבחירה:

בכל קובץ שתפתחו, יופיעו התצוגות הרלוונטיות אליו בלבד!

כדי ללמוד איך להוסיף את הלחצן לסרגל לגישה מהירה או לאחת הכרטיסיות, לחצו כאן